1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist:
Westhoff Heizungsbau GmbH
Telgter Str. 16 | 48324 Sendenhorst
+49 2526 603
info@westhoff-heizungsbau.de
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an uns.
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Dienstleistungen erforderlich ist. Dies umfasst insbesondere:
• Kundendaten: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Auftragsdetails.
• Kommunikationsdaten: Inhalte von Anfragen, z. B. über Kontaktformulare, WhatsApp oder E-Mail.
• Abrechnungsdaten: Bankdaten und Rechnungsinformationen.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Verpflichtungen).
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verwenden Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
• Bearbeitung von Anfragen und Aufträgen.
• Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern.
• Rechnungsstellung und gesetzliche Dokumentation.
4. Verwendung externer Dienste
Wir nutzen die folgenden Dienste und Tools, um unsere Leistungen bereitzustellen:
4.1 Microsoft 365
Zur Verwaltung von Dokumenten und E-Mails verwenden wir Microsoft 365. Die Daten werden in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Microsoft.
4.2 Taifun Software
Unsere Kunden- und Auftragsverwaltung erfolgt über die lokal installierte Software Taifun. Die Daten werden auf unseren geschützten Systemen verarbeitet und nicht an Dritte weitergegeben.
4.3 WhatsApp Business
Zur schnellen Kommunikation nutzen wir WhatsApp Business, einen Dienst von WhatsApp Ireland Limited. Dabei werden Metadaten (z. B. Telefonnummer und Nachrichteninhalte) an WhatsApp-Server übermittelt. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von WhatsApp. Die Nutzung von WhatsApp erfolgt freiwillig. Alternativ erreichen Sie uns per E-Mail oder Telefon.
4.4 Hosting durch Raidboxes
Unsere Website wird bei Raidboxes gehostet, einem Hosting-Anbieter mit Sitz in Deutschland. Daten wie IP-Adressen oder Inhalte von Kontaktformularen werden auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Raidboxes.
4.5 Synology
Zur Sicherung von Daten nutzen wir ein lokales NAS-System von Synology. Daten werden verschlüsselt und durch Zugriffsbeschränkungen geschützt.
4.6 OpenAI
Für automatisierte Kommunikationslösungen setzen wir Technologien von OpenAI ein. Dabei werden eingegebene Daten (z. B. Textanfragen) verarbeitet. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von OpenAI.
4.7 3D-Aufnahmen und Baudokumentation
Im Rahmen unserer Dienstleistungen erstellen wir 3D-Aufnahmen, um Bauprojekte zu dokumentieren, Vorher-Nachher-Vergleiche zu erstellen und technische Details zu visualisieren. Diese Aufnahmen dienen ausschließlich folgenden Zwecken:
• Planung und Dokumentation: Zur präzisen Nachverfolgung von Arbeiten.
• Qualitätssicherung: Zur Beweissicherung und Nachverfolgung baulicher Veränderungen.
• Präsentation: Auf Wunsch zur Veranschaulichung für Kunden.
Verarbeitung personenbezogener Daten:
Die Aufnahmen können personenbezogene Daten enthalten, wenn z. B. Adressen, Gebäudeeigentum oder andere identifizierende Informationen sichtbar sind. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) oder mit Einwilligung der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Speicherung und Weitergabe:
• Die 3D-Aufnahmen werden sicher auf verschlüsselten Systemen (z. B. Synology NAS) gespeichert.
• Sie werden nur an Projektbeteiligte (z. B. Architekten oder andere Dienstleister) weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist.
• Eine Verwendung der Aufnahmen für Werbezwecke erfolgt ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Einwilligung.
Speicherdauer:
Die Aufnahmen werden nach Abschluss des Projekts und Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gelöscht, es sei denn, es bestehen berechtigte Interessen an einer längeren Aufbewahrung (z. B. Beweissicherung).
Ihre Rechte:
Betroffene Personen können Auskunft über gespeicherte Aufnahmen verlangen, deren Löschung beantragen oder einer weiteren Verarbeitung widersprechen. Kontaktieren Sie uns hierfür unter:
info@westhjoff-heizungsbau.de
+49 2526 603
4.8 Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von sign-me
Im Rahmen unserer Dokumentensignatur nutzen wir den Dienst sign-me, einen Service der Bundesdruckerei GmbH, Kommandantenstraße 18, 10969 Berlin. Dieser ermöglicht uns, qualifizierte elektronische Signaturen (QES) zu erstellen und Dokumente rechtssicher digital zu unterzeichnen.
Verarbeitete Daten:
• Name, E-Mail-Adresse und ggf. Telefonnummer der Unterzeichner.
• Metadaten des Signaturprozesses (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Signatur).
• Inhalte der signierten Dokumente (sofern personenbezogene Daten enthalten sind).
Zweck der Verarbeitung:
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der rechtsverbindlichen digitalen Unterzeichnung von Dokumenten und basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der effizienten und rechtssicheren Abwicklung von Verträgen).
Speicherung und Weitergabe:
• Die Dokumente und Signaturdaten werden von der Bundesdruckerei verarbeitet und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften sicher gespeichert.
• Es erfolgt keine Weitergabe an unbefugte Dritte.
Rechtsgrundlage:
Die Nutzung des Dienstes erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen.
Weitere Informationen:
Details zur Datenverarbeitung durch die Bundesdruckerei finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter:
https://www.bundesdruckerei.de/datenschutz.
5. Kontaktformulare
Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Diese Daten werden nur so lange gespeichert, wie es zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.
6. Google-Dienste
Unsere Website verwendet möglicherweise Google-Dienste wie Google Fonts oder Google Maps. Dabei können Daten wie IP-Adressen an Server von Google übertragen werden. Wir haben, soweit möglich, Maßnahmen ergriffen, um diese Datenverarbeitung zu minimieren. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.
7. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist:
• Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB).
• Kommunikationsdaten: Bis zur Beendigung des Kontakts oder Auftrags, sofern keine gesetzlichen Pflichten zur Aufbewahrung bestehen.
8. Rechte der Betroffenen
Sie haben folgende Rechte gemäß der DSGVO:
• Auskunft: Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen (Art. 15 DSGVO).
• Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO).
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (Art. 17 DSGVO).
• Einschränkung der Verarbeitung: Sie können verlangen, dass Ihre Daten nur eingeschränkt verarbeitet werden (Art. 18 DSGVO).
• Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen (Art. 21 DSGVO).
Zur Wahrnehmung dieser Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter: info@westhoff-heizungsbau.de.
9. Sicherheit der Daten
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Manipulation zu schützen. Dazu gehören:
• Verschlüsselung durch BitLocker und Synology.
• Zugriffsbeschränkungen (MFA bei Microsoft 365).
• Regelmäßige Sicherheitsupdates.
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder neue Technologien anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle Version, die auf unserer Website veröffentlicht wird.
11. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns jederzeit unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Westhoff Heizungsbau GmbH
Telgter Str. 16 | 48324 Sendenhorst
+49 2526 603
info@westhoff-heizungsbau.de
Haben Sie noch Fragen zum Datenschutz?
Wenn Sie mehr über die Verarbeitung Ihrer Daten erfahren möchten oder eines Ihrer Rechte geltend machen wollen, kontaktieren Sie uns direkt: